サイトコントローラーを入れて、予約の連携は安定した。フロントを置かない運営にして、人件費も抑えられている。けれど、ふと気になることがあるのではないでしょうか。「そういえば、宿泊者名簿はどうなっているだろう」と。
無人の施設では、お客さまがチェックインするとき、そばに案内する人がいません。紙の名簿を置いて「ご記入ください」と書いておく施設もあれば、そもそも名簿には触れずに運営している施設もあります。後者の場合、名簿は取れていないまま、日々の運営だけが回っていることになります。
この記事では、無人・フロントなしの施設が名簿について押さえておきたい点と、記帳をお願いしなくても名簿が残る仕組みの考え方を整理します。なお、筆者は法律の専門家ではありません。法令に関する部分は、一般に公開されている情報の範囲で整理したものですので、最終的な判断は管轄の保健所にご確認ください。
サイトコントローラーは、宿泊者名簿までは扱わない
予約のデータと、宿泊者名簿は別のもの
サイトコントローラーが連携してくれるのは、予約という情報です。いつ、どの部屋タイプに、何名で泊まるのか。この範囲は、予約サイトをまたいで整えてくれます。
一方で、宿泊者名簿は、旅館業法にもとづいて営業者が備えるものです。予約のデータに含まれる項目は予約サイトによって異なり、名簿に必要な情報がすべて揃うとは限りません。つまり、予約の連携がうまくいっていることと、名簿が整っていることは、別の話です。
「予約は入っているから、名簿もあるはず」とは限らない
有人の施設であれば、チェックインのときにフロントで記入をお願いするという動作が、名簿を残す自然な機会になっています。ところが、フロントがなくなると、この機会がなくなります。意識して仕組みを作らない限り、名簿は誰にも書かれないまま過ぎていきます。
無人化によって減る作業は、名簿を書いてもらうという作業そのものではなく、その機会です。機会がなくなったことに気づかないまま運営している施設は、少なくないと思います。
「記帳しない」運営で、何が問題になるのか
名簿の備付けは、有人・無人を問わず営業者の義務
旅館業法第6条では、営業者は宿泊者名簿を備え、宿泊者の氏名や住所などを記載することが定められています。この義務は、フロントがあるかどうかで変わるものではありません。無人の施設でも、旅館業の許可を得て営業している以上、営業者の義務として名簿が求められます。
ですから、「無人だから名簿は取っていない」という運営は、法令上の義務を果たせていない状態になり得ます。違反には罰則の定めもあります。細かな扱いは、自治体の運用や個別の状況によっても異なりますので、不安がある場合は保健所に相談することをおすすめします。
記載する項目は、氏名・住所・連絡先
名簿に記載する項目は、厚生労働省令で定められています。自治体の案内によれば、宿泊者の氏名、住所、連絡先が基本になります。管轄の保健所によっては、名簿の様式や、追加で記載を求める項目が示されていることもあります。
予約サイトから届く情報だけでは、住所が揃わないことがあります。そのため、予約データをそのまま名簿として使えるとは限りません。
海外在住のお客さまは、国籍と旅券番号
日本国内に住所を持たない外国人のお客さまの場合は、これに加えて国籍と旅券番号の記載が必要です。自治体の案内には、パスポートの写しを名簿とあわせて保存することで、国籍や旅券番号の記載を省略できる旨が示されている例もあります。
無人運営でインバウンドのお客さまが多い施設では、この部分が特に抜けやすくなります。外国語のお客さまに、紙の名簿を前にして、必要な項目を書いてもらうのは簡単ではないからです。
名簿は、3年間の保存が必要
名簿は、宿泊者が宿泊しなくなった日から3年間、保存しておく必要があります。紙でも、電子データでも構いません。ただ、紙の名簿を無人の施設に置いておくと、保管の手間や、紛失のリスクも考えなければなりません。
3年前の特定の日の宿泊者を調べたい、という場面は、頻繁にはありません。けれど、必要になったときに探せなければ、保存していないのと同じことになります。
本人確認は、また別の論点
フロントを置かない運営では、名簿とは別に、本人確認の体制も問われます。平成30年の旅館業法改正で、玄関帳場に替えて、ICTを使った本人確認が認められるようになりました。ただし、その具体的な要件には、自治体によって運用の違いがあります。
名簿を整えることと、本人確認の体制を整えることは、別々の課題です。本記事で扱うのは名簿の部分です。本人確認の体制については、管轄の保健所にご相談ください。
無人運営で、名簿が抜けやすい理由
では、なぜ無人の施設では名簿が抜けやすいのでしょうか。理由は、いくつか考えられます。
- 書いてもらう人がいない。 案内する人がいないため、書いてほしいとお願いする機会がありません。
- 到着後に書いてもらうと、書かないまま入室される。 チェックインの手続きと名簿の記入が別々だと、後者が省略されます。
- 紙に書いてもらうと、読めない・抜けがある。 手書きの文字が読めなかったり、項目が空欄のままだったりしても、その場で指摘できる人がいません。
- 同行者の分が揃わない。 代表者の名前だけを書いて、同行者の記載が抜けることがあります。
- 確認する担当が決まっていない。 誰が、いつ、名簿を確認するのか。決まっていなければ、抜けに気づくのは、問い合わせがあったときです。
どれも、お客さまの怠慢ではありません。名簿を残す仕組みが、無人の運営に合っていないことが原因です。
解決の考え方は「到着前に集める」
無人の施設で名簿を残すには、考え方を変える必要があります。到着してから書いてもらうのではなく、到着する前に集めるのです。
到着前に集められれば、次のような利点があります。
- お客さまが、慌ただしいチェックインの場ではなく、自宅や移動中に落ち着いて入力できる
- 入力が抜けているお客さまを、到着前に把握できる
- 到着前に把握できれば、声をかけるなどの対応を取る余裕がある
- 入力されたデータが、そのまま電子データとして残る
無人運営の場合、この「到着前に把握できる」ことが特に大切です。到着してからでは、手を打つ人がいないからです。
予約ごとの入力リンクで、名簿を事前に集める
私たちAKSの予約管理ダッシュボードの宿泊者名簿機能は、この「到着前に集める」考え方で作られています。流れは次のとおりです。
- 予約ごとに、名簿の入力リンクが作られます。
- 案内メールの中に、そのリンクを差し込むことができます。
- お客さまは、スマートフォンから入力します。日本語、English、繁體中文、简体中文、한국어の5言語に対応しています。
- 入力された内容は、自動で蓄積されます。
- 未入力の予約は、一覧で見分けられます。
- 入力が難しいお客さまの分は、スタッフが代わりに入力することもできます。修正もできます。
旅館業法の必須項目である氏名・住所・連絡先に対応しており、海外在住の外国人のお客さまには、国籍と旅券番号の入力欄も用意されています。
名簿はCSVで保存することも、印刷することもできます。3年間の保存にも対応しています。
大事なのは、4番と5番です。入力が自動で蓄積されるので、紙の名簿を集めて回収する作業がなくなります。そして、未入力の予約が見分けられるので、到着前に抜けに気づくことができます。
なお、この機能が扱うのは、名簿の入力と保存です。ICTを使った本人確認の体制そのものを置き換えるものではない点は、あらかじめお伝えしておきます。
旅券番号などの個人情報は、見せる範囲を絞る
名簿には、氏名や住所、旅券番号といった個人情報が含まれます。無人運営だからこそ、データの取り扱いには慎重さが求められます。
予約管理ダッシュボードでは、一覧画面で旅券番号が伏せ字で表示されます。一覧を見ているだけの場面では、番号が見えてしまわないようにするためです。
また、データは施設ごとに分けて管理されます。サイトコントローラーのIDとパスワードは保存されません。通信は暗号化されています。
それでも、名簿を扱う人を限り、不要な人には見せない運用をあわせて決めておくことが大切です。仕組みと運用の両方で、情報を守る形をおすすめします。
無人運営の名簿運用チェックリスト
導入前でもできることがあります。まずは、次の点を確認してみてください。
- 宿泊者名簿を、すべての宿泊者について残せているか
- 名簿に、氏名・住所・連絡先が揃っているか
- 海外在住のお客さまの、国籍と旅券番号（または旅券の写し）を残せているか
- 同行者の分まで、記載が揃っているか
- 名簿が、宿泊しなくなった日から3年間保存されているか
- 名簿が抜けているお客さまを、到着前や滞在中に把握できる仕組みがあるか
- 名簿を確認する担当者と、確認するタイミングが決まっているか
- 外国語のお客さまが、自分の言語で入力できるようになっているか
- 名簿を見られる人が、必要な人に限られているか
- 本人確認の体制と、名簿の運用を、別の課題として整理できているか
このうち、答えに迷う項目が3つ以上ある場合は、運営の仕組みを見直す時期かもしれません。
まとめ
宿泊者名簿は、有人・無人を問わず、営業者が備えるものとして旅館業法に定められています。フロントがなくなると、名簿を書いてもらう機会がなくなり、気づかないまま抜けが生じやすくなります。
サイトコントローラーが整えてくれるのは予約の連携であり、名簿は別の仕組みが必要です。到着してから書いてもらうのではなく、到着前に集める。この考え方に切り替えると、無人運営でも、名簿を無理なく残せます。サイトコントローラーや予約サイトの設定を変える必要はありません。なお、現在対応しているサイトコントローラーは「ねっぱん!」です（2026年9月時点の製品ページの記載）。他のサイトコントローラーをお使いの場合は、対応の可否をお問い合わせください。
無人運営の名簿管理に不安がある施設さまへ
株式会社AKSは、宿泊施設の現場業務を効率化する「予約管理ダッシュボード」を提供しています。今お使いの予約サイトやサイトコントローラーはそのまま、現場の作業だけを楽にする仕組みです。
機能の詳細は予約管理ダッシュボードのページでご確認いただけます。初期導入5万円（税抜）・月額9,800円（税抜）から始められ、AKSホテルサポート契約中の施設さまは月額無料です。宿泊者名簿の入力ページを公開する設定は、オプション（初回のみ2万円・税抜）となります。
「今の運営のまま、名簿だけを仕組みにできるのか知りたい」という段階でも構いません。無人運営の形や、お客さまの国籍の傾向をお聞きしたうえで、無理のない範囲からご提案します。
