サイトコントローラーのおかげで、予約の連携という面では、以前より安心して現場を回せるようになった施設は多いはずです。ところが、その予約が入った部屋を実際にきれいにする「清掃」の現場では、今も昔と変わらない悩みが続いていないでしょうか。
「今日初めて入ったバイトさんが、どこまで清掃を終えたか分からない」
「当日に部屋の入れ替えが発生して、清掃の順番がぐちゃぐちゃになった」
「新しいスタッフに、毎回同じ説明を一から繰り返している」
清掃の現場は、アルバイトやパートスタッフが中心になっている施設が多く、人の入れ替わりも激しくなりがちです。その分、情報共有の仕組みが整っていないと、進み具合の把握そのものが難しくなります。
本記事では、予約の連携と清掃の現場管理がなぜ別問題なのかを整理したうえで、バイト・パート中心の現場でも進み具合を無理なく共有できる仕組みを解説します。
サイトコントローラーは、清掃の現場までは管理しない
予約の連携と、清掃現場のオペレーションは別物
サイトコントローラーが扱っているのは、予約という情報です。何日に、どの部屋タイプが、何名で予約されたかという範囲までは正確に連携されます。ただし、その部屋を実際に誰が、いつ、どこまで清掃したかという現場の作業状況は、まったく別の情報であり、サイトコントローラーの対象外です。
この2つは、扱っている情報の性質がそもそも違います。予約は事前に決まったデータですが、清掃の進み具合は当日刻々と変化する現場の状況です。同じ仕組みで扱おうとすること自体に無理があります。
サイトコントローラーの導入によって在庫連携の悩みが解決したのと同じように、清掃現場の情報共有も、別の仕組みで解決すべき課題として切り分けて考える必要があります。この切り分けができていないと、「サイトコントローラーを入れたのに、清掃の現場は何も変わらなかった」という、的外れな評価につながりかねません。
バイト・パート中心の現場で起きやすいこと
清掃業務は、アルバイトやパートスタッフが中心になっている施設が少なくありません。シフト制で日によって顔ぶれが変わり、繁忙期にはさらに応援のスタッフが加わることもあります。この人の入れ替わりの多さが、情報共有の難しさに直結しています。
毎回同じ人が担当していれば、口頭での引き継ぎでも何とかなるかもしれません。ですが、担当が日替わりで変わる現場では、「今日の担当者だけが知っている状況」が生まれやすく、その担当者が帰った後は誰も状況を把握できなくなります。
新しく入ったばかりのスタッフであれば、施設独自のルールや、紙の記入方法そのものに慣れるまで時間がかかります。慣れない状態で記録をつけてもらうと、記入漏れや記入ミスが起きやすくなり、結局はベテランのスタッフやフロントが二重に確認する羽目になります。この確認作業自体が、教える側の負担を増やしてしまいます。
紙の清掃表で、実際に何が起きているか
進捗が伝わらず、二重確認が発生する
紙の清掃表やホワイトボードで管理している施設では、その表を見に行かなければ進み具合が分かりません。フロントが「あの部屋の清掃は終わったか」を確認するために、わざわざ清掃担当者を探して声をかける、という場面は多くの施設で見られます。
この確認作業自体が、フロントと清掃の両方の手を止めます。声をかけるタイミングが悪ければ、清掃担当者は作業を中断せざるを得ません。小さな中断の積み重ねが、清掃全体の完了時刻を後ろ倒しにしていきます。
複数階にまたがる施設であれば、確認のために階を移動する時間もかかります。1件あたりは数分の確認でも、1日に何度も繰り返せば、フロント業務にとって無視できない時間になります。しかも、この時間は宿泊者への対応や次の予約確認といった、本来優先すべき業務を圧迫します。
当日の部屋入れ替えに、対応しきれない
当日になって部屋の入れ替えが発生すると、紙の清掃表はその場で書き直す必要があります。優先順位が変わったことを、清掃担当者全員に伝えなければなりませんが、それぞれが別の部屋で作業をしていると、全員に同時に伝えるのは簡単ではありません。
結果として、変更が伝わっていない担当者が、優先すべきでない部屋を先に清掃してしまうことがあります。チェックイン時刻が迫る中で、本来優先すべき部屋の清掃が後回しになれば、フロントは気をもみながら待つことになります。
最悪の場合、お客様がロビーで待っている状態のまま、部屋の準備が整わないという事態にもなりかねません。清掃側に悪気はなくても、情報が届いていなかっただけで、お客様からは「準備ができていない宿」という印象を持たれてしまいます。
4段階のステータスで、誰でも状況が分かる仕組み
部屋ごとに、進み具合を4段階で共有
AKSの予約管理ダッシュボードには、その日の清掃を部屋ごとに一覧化する機能があります。進み具合は「未・作業中・完了・点検済」の4段階で管理され、清掃担当者が自分の端末からステータスを更新するだけで、他の誰もが同じ画面でその状況を確認できます。
フロントは、わざわざ清掃担当者を探して声をかけなくても、画面を見るだけで「この部屋は完了している」と分かります。声をかける手間がなくなることは、フロントにとっても清掃担当者にとっても、作業を中断されない環境につながります。
「点検済」という4段階目があることにも意味があります。清掃担当者が「完了」とした部屋を、責任者が最終確認してから「点検済」に切り替える運用にすれば、清掃の質を保つチェック機能としても使えます。単なる進捗管理にとどまらず、品質管理の役割も兼ねられるということです。
当日の入れ替え部屋は、目立つように表示
当日になって部屋の入れ替えが発生した場合、該当する部屋は画面上で目立つように表示されます。紙の表を書き直して全員に周知する手間がなくなり、清掃担当者は自分の端末を見るだけで、優先すべき部屋がどこかを把握できます。
スマートフォンでの印刷にも対応
スマートフォンの操作に不慣れなスタッフのために、清掃リストを印刷して紙で持ち歩くことにも対応しています。デジタルに寄せすぎず、現場の状況に合わせて使い方を選べることは、人の入れ替わりが多い清掃現場にとって現実的な設計です。
| 場面 | 紙の清掃表 | 予約管理ダッシュボード |
|---|---|---|
| 進捗確認 | 本人に声をかける | 画面を見るだけで分かる |
| 当日の部屋入れ替え | 手書きで書き直し・口頭周知 | 画面上で目立つ表示に自動反映 |
| 新人スタッフへの引き継ぎ | 都度、口頭で説明 | 画面を見れば誰でも同じ情報 |
導入で、今の清掃オペレーションは変わらない
この仕組みは、PMSを新しく入れるものではありません。ご利用中のサイトコントローラーや予約サイトの設定はそのままに、予約データと連動して清掃の一覧を表示します。予約サイト側への書き込みは行わないため、在庫や料金の連携には影響しません。
IDとパスワードでログインするだけで使え、施設のパソコンにソフトを入れる必要もありません。フロント・清掃・オーナーが、それぞれの端末から同じ画面を開けます。料金は初期導入5万円（税抜）、月額9,800円（税抜）から。AKSのホテルサポートをご契約中の施設さまは月額無料です。
特に効果を感じやすい施設
清掃をアルバイトやパートに任せていて、日によって担当者が変わる施設ほど、効果を感じやすいはずです。逆に、毎日同じ担当者が清掃を行い、口頭での引き継ぎに問題を感じていない施設では、優先度はやや下がります。ただし、その担当者が急に休んだ日には、同じ悩みが表面化する可能性があります。
客室数が多く、清掃を複数人で分担している施設も、効果を感じやすい条件にあてはまります。担当する部屋数が増えるほど、口頭での情報共有だけでは限界が来やすくなるためです。
清掃の情報共有を棚卸しするチェックリスト
導入を検討する前に、まず自施設の清掃の情報共有を確認してみてください。
- 清掃の進み具合を、フロントはどうやって確認しているか（声をかける・表を見に行くなど）
- 当日の部屋入れ替えが発生したとき、清掃担当者全員にどう伝えているか
- 新しく入ったスタッフが、初日からでも状況を把握できる仕組みになっているか
この3つのいずれかに不安があるなら、情報共有を「人」ではなく「仕組み」に置き換える価値があります。特に、人の入れ替わりが多い現場ほど、仕組み化による効果は大きくなります。特定の誰かがいないと回らない状態を、少しずつ解消していくことが目標です。
まとめ
サイトコントローラーが扱うのは予約の連携までで、清掃現場の進み具合は別の仕組みで管理する必要があります。バイト・パート中心で担当者が日替わりになる現場ほど、紙の清掃表やホワイトボードでは情報共有が追いつかなくなります。
4段階のステータスをスマートフォンで共有できれば、フロントと清掃の両方の確認の手間を減らし、当日の部屋入れ替えにも落ち着いて対応できます。今のシステムを変える必要はありません。
清掃現場の情報共有が担当者任せになっている施設さまへ
株式会社AKSは、宿泊施設の現場業務を効率化する「予約管理ダッシュボード」を提供しています。今お使いの予約サイトやサイトコントローラーはそのまま、現場の作業だけを楽にする仕組みです。
機能の詳細は予約管理ダッシュボードのページでご確認いただけます。初期導入5万円（税抜）・月額9,800円（税抜）から始められ、AKSホテルサポート契約中の施設さまは月額無料です。
「今のシステムを変えずに、清掃の情報共有だけ楽にできるのか知りたい」という段階でも構いません。現状の運用をお聞きしたうえで、無理のない範囲からご提案します。
